W ostatnich latach coraz powszechniej wykorzystuje się platformy do elektronicznego podpisywania dokumentów, czego najbardziej znanym przykładem jest DocuSign. Narzędzie to wydaje się spełniać wszystkie wymagania nowoczesnego człowieka. Jest szybkie i wygodne. Podpisaną umowę możemy uzyskać bez wychodzenia z domu w zaledwie kilka sekund. Zanim jednak zdecydujemy się na wykorzystanie DocuSign, warto zastanowić się, jak do tej platformy odnosi się nasz rodzimy system prawa.
Jak działa DocuSign?
Dla czytelników, którzy nigdy nie mieli okazji skorzystać z DocuSign, warto na wstępie przedstawić sposób działania platformy. Obecnie coraz częściej zawieramy umowy z kontrahentami, którzy świadczą dla nas usługi przez internet, czy z pracodawcą, którego siedziba znajduje się setki kilometrów od naszego miejsca zamieszkania. Nie ma możliwości spotkać się na żywo i tradycyjnie podpisać umowę na papierze. Podpisać ją starym dobrym sposobem, aby obie strony miały poczucie, że dokument jest ważny i wiążący.
Otrzymujemy zatem linka do złożenia podpisu elektronicznego na naszego maila. Wchodzimy na stronę. Umowa rzeczywiście się otwiera, a system od razu podpowiada nam przycisk zatwierdzenia. Jeżeli go klikniemy, na umowie pojawi się imię i nazwisko sygnatariusza, napisane komputerowo wygenerowanym pismem odręcznym. Styl takiego cyfrowego rękopisu wcale nie musi przypominać naszego oryginalnego podpisu, który znajdziemy np. na niektórych dowodach osobistych.
Czy podpis złożony przez maila jest ważny?
Podpisy elektroniczne występują na rynku już od wielu lat. Dotyczące ich przepisy znajdziemy w rozporządzeniach unijnych oraz krajowym systemie prawa. Aby jednak przejść do wyjaśnienia, czy warto zaufać DocuSign, należy najpierw wskazać, jak w ogóle możemy podpisać umowę na gruncie naszego prawa.
Kodeks Cywilny wskazuje kilka podstawowych form zawierania umów, tj. formę dokumentową, elektroniczną i pisemną (a także formy szczególne, jak np. notarialna, których jednak nie będziemy poruszać w tym wpisie).
Dla naszego ustawodawcy firma pisemna oznacza jedynie własnoręczne podpisanie umowy na papierze. Natomiast forma dokumentowa to jakikolwiek nośnik danych, który umożliwia identyfikację sygnatariusza, czyli np. zawiera jego dane. Przykładowo:
- dokument z podpisem powielanym mechanicznie jak ksero, czy skan,
- e-mail, czy wiadomość w innym komunikatorze,
- w pewnych sytuacjach kliknięcie przycisku „Akceptuję” na stronie internetowej
Częstym błędem jest podpisanie umowy na papierze, przesłanie jej skanu i uznanie, iż dochowano w ten sposób formy pisemnej. Niestety, umowa taka nie jest zawarta w formie pisemnej. Zdjęcie, czy skan własnoręcznego podpisu stanowią co najwyżej formę dokumentową.
PROTIP: Jeżeli nie mamy możliwości spotkać się na podpisanie umowy i nie możemy posłużyć się podpisem elektronicznym (pod warunkami opisanymi poniżej), a umowa wymaga formy pisemnej – wówczas najlepiej własnoręcznie podpisać dokument i przesłać go drugiej stronie do podpisu w formie fizycznej za pomocą tradycyjnej poczty.
Forma elektroniczna
W Kodeksie Cywilnym przewidziano jeszcze trzecią formę zwykłą do zawierania umów. Jest to forma elektroniczna, do zachowania której wystarcza złożenie oświadczenia w postaci elektronicznej i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Dalej ustawodawca stwierdza, iż forma elektroniczna jest równoważna z oświadczeniem złożonym w formie pisemnej. Jest to bardzo istotny przepis, który nadaje podpisom elektronicznym gospodarcze znaczenie.
Podpisy Elektroniczne
Pojęcie kwalifikowanego podpisu elektronicznego, a więc tego który interesuje nas jako równoważny z podpisem odręcznym, pochodzi z rozporządzenia eIDAS. Zgodnie z zawartą tam definicją jest to podpis elektroniczny, który opiera się na kwalifikowanym certyfikacie podpisu elektronicznego. Warunkiem wstępnym złożenia takiego podpisu, jest zatem posiadanie odpowiedniego certyfikatu.
Kwalifikowany certyfikat podpisu elektronicznego możemy otrzymać od kwalifikowanego dostawcy usług zaufania. Owi kwalifikowani dostawcy publikowani są oficjalnie w każdym europejskim kraju w ramach tzw. List Zaufania. Dzieje się to także w Polsce na stronie Narodowego Centrum Certyfikacji.
Certyfikat wydany w jednym państwie unijnym jest jednakowo uznawany we wszystkich pozostałych państwach członkowskich. Dzięki temu możemy posługiwać się tym podpisem na terenie całej Unii Europejskiej i na terenie całej Unii ów podpis będzie równoważny podpisowi własnoręcznemu.
Po przeszukaniu ww. wyszukiwarek kwalifikowanych dostawców okazuje się, iż DocuSign nie został wpisany na polską Listę Zaufania. Jest jednak notowany we Francji. Oznacza to, iż DocuSign to podmiot uprawniony do wydawania kwalifikowanych certyfikatów podpisu elektronicznego ważnych na terenie całej Unii. Jest to też wielokrotnie podkreślane na stronie platformy.
Weryfikacja tożsamości
Wiemy już, że DocuSign ma uprawnienia konieczne do wystawiania certyfikatów. Kwalifikowany certyfikat podpisu elektronicznego musi jeszcze spełniać wymagania wskazane w eIDAS. Przede wszytskim, tożsamość właściciela certyfikatu powinna zostać zweryfikowana poprzez jego fizyczną obecność lub inny uznany sposób osobistej weryfikacji, np. wideokonferencję.
DocuSign nie świadczy ww. usług osobistej weryfikacji tożsamości. Z uwagi na fakt, iż jest to konieczne do wydania certyfikatu, platforma współpracuje z dedykowanymi partnerami, np. ID Now. Podmiot zewnętrzny przeprowadza weryfikację tożsamości za pomocą widekonferencji, co jest następnie podstawą do wydania certyfikatu i złożenia kwalifikowanego podpisu elektronicznego.
Po uzyskaniu certyfikatu, funkcjonalność składania kwalifikowanego podpisu elektronicznego zostaje udostępniona na koncie użytkownika. Usługa można włączyć także, jeżeli użytkownik jest posiadaczem kwalifikowanego certyfikatu wydanego przez inny podmiot notowany na Listach Zaufania.
Zaawansowany podpis elektroniczny
Platforma DocuSign umożliwia również podpisanie umowy zaawansowanym podpisem elektronicznym. Usługa ta wymaga weryfikacji tożsamości poprzez podanie danych, wprowadzenie kodów weryfikacyjnych, czy nawet przesłanie zdjęcia dokumentu tożsamości. Weryfikacja nie zawiera jednak wideokonferencji.
Zaawansowany podpis elektroniczny nie jest tym samym co kwalifikowany podpis elektroniczny. W polskim systemie prawa podpis taki nie będzie równoważny z podpisem własnoręcznym, a więc formą pisemną. Będzie to jedynie forma dokumentowa.
Podsumowanie
DocuSign umożliwia podpisanie umowy w formie elektronicznej w rozumieniu polskiego prawa, czyli złożenie kwalifikowanego podpisu elektronicznego uznawanego jednolicie na terenie UE. Takie działanie będzie równoważne podpisowi własnoręcznemu, a więc formie pisemnej. Jest to jednak usługa dodatkowa, świadczona za pomocą partnerów DocuSign.
Nie należy mylić tego rodzaju podpisu ze standardową usługą na platformie, tj. podpisaniem umowy poprzez kliknięcie „Akceptuj” za pomocą linka otrzymanego na adres e-mail. To będzie wyłącznie forma dokumentowa.
Za formę pisemną nie można uznać także podpisania jej zaawansowanym podpisem elektronicznym, zakładającym wyłącznie zdalną weryfikację. To również będzie jedynie forma dokumentowa.
Skąd wiadomo jakiej formy umowy potrzebujemy?
Skoro wiemy już wszystko na temat formy prawnej, którą zapewniają dokumenty podpisane w DocuSign, warto jeszcze wskazać, jak ustalić wymaganą przez prawo formę.
To w jaki sposób powinniśmy zawrzeć daną umowę wynika zwykle z przepisów. Przykładowo ustawodawca stwierdził wprost, iż umowa o przeniesienie autorskich praw majątkowych wymaga zachowania formy pisemnej pod rygorem nieważności (art. 53 PrAut). Oczywiste jest zatem, iż jeżeli sprzedajemy swoje prawa autorskie, np. do stworzonego fragmentu oprogramowania, powinniśmy podpisać umowę własnoręcznie. W innym wypadku nie będzie ona ważna.
Zatem, skoro umowę taką powinniśmy zawrzeć w formie pisemnej, możemy wykorzystać również formę równoważną tj. kwalifikowany podpis elektroniczny. Podobne wymagania co do formy możemy znaleźć w stosunku do niektórych pełnomocnictw, umów najmu, licencji, leasingu i innych dokumentów.
Jeżeli w przepisach nie ma wprost informacji, iż umowa powinna być zawarta w konkretnej formie, możemy zrobić to w formie dowolnej. Dla celów dowodowych, najlepiej wykorzystać przynajmniej formę dokumentową. Wówczas możemy posłużyć się wygodnym mailowym podpisem w DocuSign. Pamiętajmy jednak, by podany adres e-mail pozwalał na ustalenie naszej tożsamości.
